Rekisteriseloste

Verkkomusiikkiopiston rekisteriseloste

1. Rekisterin pitäjä

Verkkomusiikkiopisto

2. Yhteyshenkilö

Marjatta Teiriläpuh. 0400965792

3. Rekisterin nimi

Verkkomusiikkiopiston oppilasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Yhteydenpito oppilaisiin/huoltajiin opintoihin liittyvissä asioissaOpintosuoritustietojen tallentaminenTiedottaminen mahdollisista opetustarjonnan ja toimintatapojen muutoksista ja täydennnyksistä

5. Reksiteriin tallennettavat tiedot

Oppilaan nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot sekä, oppilaan ollessa alaikäinen, oppilaan huoltajan yhteystiedot Oppilaan oppiainevalinnat Oppilaan suoritusten arviointitiedot Oppilaan opiskeluhistoria Muita tarpeellisia opiskeluun liittyviä tietoja mahdollisten todistusten kirjoittamista varten

6. Rekisterin säännönmukaiset tiedonlähteet

Oppilaan/huoltajan antamat tiedot ja toimittamat todistukset Oppilaan ensisijainen/edellinen oppilaitos voi luovuttaa Verkkomusiikkiopistoon niitä julkisia tietoja, jotka ovat välttämättömiä tarkoituksenmukaisten opetusjärjestelyjen laatimiseksi Verkkomusiikkiopistossa (L621/1999 § 16 mom.3)

7. Tietojen luovuttaminen

Rekisteristä luovutetaan oppilaan suoritustietoja  mahdolliselle ensisijaiselle oppilaitokselle, oppilaalle ja alaikäisen oppilaan huoltajalle sekä opetushallitukselle viranomaistiedonkeruiden mukaisesti.

8. Tietojen luovutus EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterin tietoja ei siirretä EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojaus

Oppilasrekisterin ensisijaisena tarkoituksena on säilyttää oppilaitten suoritustietoja. Siksi niiden on oltava kaikkien heitä oppilaitoksessa opettavien saatavilla tarvittaessa. Tiedot ovat salasanalla suojattuina digitaalisessa tietojärjestelmässä, jonne opettajille annetaan salasana. Tietokonetta, jonne tiedot on tallennettu säilytetään lukitussa huoneessa koneella, jolla ei ole internet-yhteyttä. Jokaisella käyttäjällä on oikeus käsitellä vain niitä henkilötietoja, joita hän tarvitsee työtehtävässään. Tietoja käsittelevällä on elinikäinen vaitiolovelvollisuus rekisterissä oleviin, henkilöihin yksilöitäviin tietoihin.

Tiedoja säilytetään myös manuaalisessa järjestelmässä jota säilytetään lukitussa huoneessa lukitussa arkistokaapissa.

10. Rekisteritietojen arkistointi ja hävittämien

Rekisteritietoja arkistoidaan 10 vuotta oppilaan viimeisimmästä suorituksesta. Sen jälkeen yksilöidyt arkistotiedot, eli henkilötiedot ja niiden kytkentä tilastotietoihin hävitetään.

11. Rekisteritietojen tarkastaminen ja korjaaminen

Oppilaalla ja alaikäisen oppilaan huoltajalla on oikeus nähdä oppilaan rekisterissä olevat tiedot. Tällöin tietojen pyytäjän on voitava yksiselitteisesti todistaa henkilöllisyytensä ja, huoltajan kyseessä ollen, tarkastusoikeuden edellyttämä suhteensa oppilaaseen. Tarkastusoikeuden evääminen on mahdollista vain hyvin eriyisistä syistä (HetiL 27 §).

12. Kielto-oikeus

Opilaalla/ alaikäisen huoltajalla on oikeus kieltää myös oppilaan julkisten nimi- ja osoitetietojen luovuttamisen oppilaitoksen ulkopuolisiin tarkoituksiin kuten erilaisiin henkilömatrikkelelihin ja tutkimustarkoituksiin.

Oppilaiden nimitietoja voidaan julkaista oppilaitoksen vuosikertomuksissa yleisesti vakiintuneen käytännön mukaisesti. Oppilas/alaikäisen huoltaja voi kuitenkin kieltää tietojen julkaisemisen.

13. Sisäisen rekisteritoiminnan ohjeet

Opettajat ja muu henkilöstö noudattavat Verkkomusiikkiopiston sisäisiä rekisterinkäsittelyohjeita. Tähän on järjestetty erillinen henkilöstön koulutus jokaiselle työntekijälle.

Insert Image

Kirjoittanut marjatta.teirila

Vastaa